Jeśli chcesz mieć 100% VAT odliczone od osobówki to zapomnij o używaniu jej prywatnie. I (podobno - sam znam z opowiadań kilka takich przypadków, aczkolwiek dotyczyły one samochodów oklejonych firmowymi napisami) zdarza się, że jeśli takie auto jest widziane w sobotę pod Tesco, to firma jest wzywana do złożenia wyjaśnień. I jak tylko da się takie coś podważyć, to US zrobi wszystko, żeby to zrobić. A wtedy jesteś w plecy o kilkanaście albo i więcej tysięcy - mogą zakwestionować odliczony wcześniej VAT i domagać się jego zwrotu, ponadto odsetki i jeszcze jakaś kara.
Co do formalności - poczytaj https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-pelne-odliczenie-vat-od-wydatkow-na-samochod-kiedy-przysluguje :
Pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem samochodu osobowego (w tym także od jego nabycia) możliwe jest gdy jednocześnie zostaną spełnione poniższe warunki:
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu - kilometrówki (zapisy przejechanych tras, odczyt licznika)
- stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie,
- zgłoszenie pojazdu przez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany ze zgłaszanym pojazdem,
- użytkowanie pojazdu tylko w działalności (wykluczenie użytku prywatnego).
Większość ludzi, których znam, uznało że kombinowanie ze 100% oraz użytkiem prywatnym jest zbyt dużym ryzykiem. Pomijając wspomniane ryzyko złapania na gorącym uczynku, jest prawie pewne, że za jakiś czas będą chcieli kontrolować to, w jaki sposób prowadzisz ewidencję. W takim razie będziesz musiał prowadzić ją w sposób niewzbudzający zastrzeżeń i raczej szczegółowo. Nie sądzę, żeby zapis w stylu 10-07-2020 185km dojazdy do klientów się obronił w trakcie kontroli. Więcej o tym, jak prowadzić ewidencję masz napisane tutaj - https://www.ifirma.pl/blog/odliczanie-100-vat-od-samochodu-osobowego-obowiazki-i-ewentualne-konsekwencje-przed-us.html :
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona przez cały okres użytkowania samochodu wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami o podatku VAT ewidencja powinna zawierać:
-
numer rejestracyjny samochodu;
-
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
-
stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
-
wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
-
kolejny numer wpisu,
-
datę i cel wyjazdu,
-
opis trasy (skąd – dokąd),
-
liczbę przejechanych kilometrów,
-
imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
-
potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;