Dokładnie, notowanie, ale w taki sposób, żeby tobie było wygodnie.
Niestety praca w zespole ma to do siebie, że jest z tysiąc różnych źródeł prawdy - np. o rzeczy A ktoś ci napisze w mejlu, o rzeczy B ktoś napisze na teamsach, o rzeczy C poczytasz w Confluence, o rzeczy w D na Jirze, o rzeczy E masz napisane w jakimś specjalnym repo na specjalnym branchu (true story) o rzeczy F ktoś ci powiedział ustnie itp. Więc ja robię zwykle tak, że jak wchodzę do projektu, to tworzę sobie zwykły plik tekstowy (albo kilka plików) i tam zapisuję wszystkie informacje, żeby były pod ręką. W jednym miejscu linki do wszystkich potrzebnych stron. Jak napiszę plik w formacie *.html, to będę mógł go otworzyć w przeglądarce nawet i dodać formatowanie
<li><a href="https://example.com">logowanie godzin</a></li>
<li><a href="https://example.com">dokumentacja X</a></li>
<li><a href="https://example.com">dokumentacja Y</a></li>
<li><a href="https://example.com">mejl od X w sprawie Y</a></li>
<h3>jak zrobić X</h3>
<div>lorem ipsum bla, bla, bla, bla</div>
(czyli notowanie dla ubogich, pewnie apka do notowania z formatowaniem byłaby bardziej nowoczesna, no ale cóż. W sumie Notes z macOS jeszcze daje radę).
Poza tym - jak dostajesz firmowego gmaila, to dobrym pomysłem jest zrobienie filtrów po jakichś frazach czy coś. Np. możesz po odbiorcy i mejl od kogoś z działu HR będzie miał etykietę HR na różowo. Mejl ze słowem jira, dostanie etykietkę Jira itp. Tym sposobem patrząc tylko na etykietki i kolory, wiesz, kto do ciebie pisał i po co.
Od siebie polecam program notion do notowania, ale to nie ma znaczenia tak naprawdę.
Tylko, czy uploadowanie poufnych danych o projekcie w chmurę nie łamałoby zasad firmowych w wielu firmach?
No i Notion jakoś ma zamulającą tę apkę.