Programista na własnej działalności - kilka pytań

W związku z tym, że planuje przejść na własną działalność miałbym kilka pytań. Mam nadzieje, że większość z nich będzie sensownych.

1. Korzystając z usług księgowej podpisuje się z nią umowę? Czy taka umowa powinna zawierać jakąś klauzulę o poufności np. po to aby moje zarobki były poufne?
2. Czy będąc na preferencyjnym zusie np. składki emerytalne mają taką samą wartość jak na normalnym zusie? Czy w związku z tym, że składka emerytalna na preferencyjnym zusie jest mniejsza niż na normalnym zusie to też tym samym ma mniejszą wartość?
3. Jakie korzyści pracodawca ma z tego, że do kwoty netto dopłaca jeszcze VAT? Czy da się zrezygnować z VATu i zamiast tego mieć większą kwotę netto na fakturze?
4. Zakładając, że jestem VATowcem czy powinienem założyć jakiś limit na kupowane urządzenia? Czy np. kupno dwóch telefonów w ciągu roku na firmę może być pretekstem do kontroli?
5. Czy rejestrując samochód 50/50 powinienem wyznaczyć limit do jakiejś kwoty za którą bym tankował auto, a później z tego odliczał VAT oraz podatek dochodowy? Czy przeznaczenie np. 500zł w miesiącu na paliwo byłoby ok? Do jakiej sumarycznej kwoty byłoby ewentualnie bezpiecznie tankować auto w ciągu 1 miesiąca?
6. Przez jaki czas trzeba trzymać faktury np. na elektronikę od której odliczyło się VAT?

Dzięki

rysiek81 napisał(a):

W związku z tym, że planuje przejść na własną działalność miałbym kilka pytań. Mam nadzieje, że większość z nich będzie sensownych.

1. Korzystając z usług księgowej podpisuje się z nią umowę?

A czy Ty będziesz wykonywał usługi z umową czy bez?

1. Korzystając z usług księgowej podpisuje się z nią umowę? Czy taka umowa powinna zawierać jakąś klauzulę o poufności np. po to aby moje zarobki były poufne?

Ja podpisałem, jest tam jeden paragraf o nieudostępniania danych. Warto mieć umowę by wiedzieć kto za co odpowiada

2. Czy będąc na preferencyjnym zusie np. składki emerytalne mają taką samą wartość jak na normalnym zusie? Czy w związku z tym, że składka emerytalna na preferencyjnym zusie jest mniejsza niż na normalnym zusie to też tym samym ma mniejszą wartość?

No ma mniejszą wartość bo płacisz mniejszą składkę, czyli wpływa na wysokość np.emerytury

3. Jakie korzyści pracodawca ma z tego, że do kwoty netto dopłaca jeszcze VAT? Czy da się zrezygnować z VATu i zamiast tego mieć większą kwotę netto na fakturze?

Dla odbiorcy faktury to koszt, i może sobie VAT odliczyć. Jeżeli sprzedaż będziesz miał poniżej 200000 rocznie to możesz być zwolniony z VAT.

4. Zakładając, że jestem VATowcem czy powinienem założyć jakiś limit na kupowane urządzenia? Czy np. kupno dwóch telefonów w ciągu roku na firmę może być pretekstem do kontroli?

Z założenia jeżeli coś kupujesz na firmę to ma to dotyczyć działalności. I tak na to patrz, US nie potrzebuje pretekstów. Więc warto mieć to na względzie...

5. Czy rejestrując samochód 50/50 powinienem wyznaczyć limit do jakiejś kwoty za którą bym tankował auto, a później z tego odliczał VAT oraz podatek dochodowy? Czy przeznaczenie np. 500zł w miesiącu na paliwo byłoby ok? Do jakiej sumarycznej kwoty byłoby ewentualnie bezpiecznie tankować auto w ciągu 1 miesiąca?

Nie czuję się kompetentny by odpowiadac

6. Przez jaki czas trzeba trzymać faktury np. na elektronikę od której odliczyło się VAT?

https://simplicite.pl/jak-dlugo-przechowywac-dokumenty/

Odpowiem w skrocie: ksiegowa nie wiem bo sam rozliczam, skladki zus maja mniejsza wartosc ale kto normalny wierzy w emeryture..., pracodawca odliczy vat, kupno na firme w miare rozsadku, jak kupisz 2 telefony spoko gorzej jak 20, paliwo odliczasz ile chcesz co kogo to obchodzi, w miare rozsadku, faktury vat trzeba trzymac 5 lat moze byc skan w wersji elektronicznej

Od tego będziesz mieć księgową, żeby odpowiadała ci na takie pytanie.
To trochę tak, jakbym wybierał się do dentysty i pytał się tu na forum, czy można zrobić koronę zamiast mostka.

rysiek81 napisał(a):

2. Czy będąc na preferencyjnym zusie np. składki emerytalne mają taką samą wartość jak na normalnym zusie? Czy w związku z tym, że składka emerytalna na preferencyjnym zusie jest mniejsza niż na normalnym zusie to też tym samym ma mniejszą wartość?

Oczywiście, na tej samej zasadzie pracownik zarabiający mniej płaci mniejsze składki niż zarabiający więcej, więc ich emerytury będą różne.

3. Jakie korzyści pracodawca ma z tego, że do kwoty netto dopłaca jeszcze VAT?

Korzyści de facto nie ma, bo VAT jest dla niego przezroczysty, w sensie to co przeleje Tobie będzie pochodziło z VATu zapłaconego przez jej klientów.
Tak jak i dla Ciebie - kontrahent wpłaca Ci VAT, Ty go przelewasz do urzędu, pomniejszony o VAT ze swoich ewentualnych kosztów.

Czy da się zrezygnować z VATu i zamiast tego mieć większą kwotę netto na fakturze?

Da się nie być płatnikiem VAT, wówczas wystawiasz fakturę tylko z kwotą netto, a kontrahent zapłaci Cię tę właśnie kwotę.

4. Zakładając, że jestem VATowcem czy powinienem założyć jakiś limit na kupowane urządzenia? Czy np. kupno dwóch telefonów w ciągu roku na firmę może być pretekstem do kontroli?

Wszystko może być pretekstem do kontroli, ale małe szanse, że ktoś się zabierze za potencjalny wałek na kilkaset złotych.

5. Czy rejestrując samochód 50/50 powinienem wyznaczyć limit do jakiejś kwoty za którą bym tankował auto, a później z tego odliczał VAT oraz podatek dochodowy? Czy przeznaczenie np. 500zł w miesiącu na paliwo byłoby ok? Do jakiej sumarycznej kwoty byłoby ewentualnie bezpiecznie tankować auto w ciągu 1 miesiąca?

Moim zdaniem tankowanie zależy od tego, ile się jeździ, u mnie czasami jest to tysiąc, czasami wcale. Jeśli zatankujesz więcej niż samochód jest w stanie spalić, to zapewne będzie to łatwo udowodnić.

1. Księgowa podlega pod RODO jak każdy podmiot w UE. Tylko co ci daje taki zapis skoro i tak konto mailowe pewnie ma na jakiejś Inter, Tle, czy tam innym G więc różnica jest jedynie wtedy gdybyś chciał ją ewentualnie pozwać.
2. Na chwilę obecną sytuacja wygląda tak - https://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/emerytura-dla-osob-urodzonych-po-31-grudnia-1948/sposob-wyliczenia-emerytury Ale sytuacja zmienia się dynamicznie
3. Żadnych. Za to ryzykuje jeśli US przyczepi się że jego kontrahent nie był czynnym płatnikiem VAT. Ale o takie grosze jak w B2B IT nikt się schylał nie będzie.
4. Kupowane urządzenia na FVAT powinny służyć twojej działalności. Tyle i aż tyle.
5. O ile nie dorabiasz na Uberze to tankuj na fakturę ile wlezie. Bardzo dużo angielskich trawników dzięki temu mamy w Polsce. Jest przyjemniej i ładniej dla oka.
6. https://businessinsider.com.pl/twoje-pieniadze/prawo-i-podatki/pit-i-dokumenty-z-nim-zwiazane-trzeba-zachowac-na-lata/jcqr4dj - o aktualne info pytaj księgowej (przy okazji dopytaj się na ile jest ubezpieczona)

somekind napisał(a):

rysiek81 napisał(a):

5. Czy rejestrując samochód 50/50 powinienem wyznaczyć limit do jakiejś kwoty za którą bym tankował auto, a później z tego odliczał VAT oraz podatek dochodowy? Czy przeznaczenie np. 500zł w miesiącu na paliwo byłoby ok? Do jakiej sumarycznej kwoty byłoby ewentualnie bezpiecznie tankować auto w ciągu 1 miesiąca?

Moim zdaniem tankowanie zależy od tego, ile się jeździ, u mnie czasami jest to tysiąc, czasami wcale. Jeśli zatankujesz więcej niż samochód jest w stanie spalić, to zapewne będzie to łatwo udowodnić.

Ale tu nie ma czego udowadniać jeśli to użytek mieszany. Właśnie po to zostało to wprowadzone żeby nie wydzielać ile poszło paliwa na prywatę a ile służbowo tylko jest to oszacowane 50/50. Dlatego możesz kupować tysiące litrów paliwa. Problem byłby gdyby kolega chciał mieć odliczenie 100% VAT.

Ale tu nie ma czego udowadniać jeśli to użytek mieszany. Właśnie po to zostało to wprowadzone żeby nie wydzielać ile poszło paliwa na prywatę a ile służbowo tylko jest to oszacowane 50/50. Dlatego możesz kupować tysiące litrów paliwa. Problem byłby gdyby kolega chciał mieć odliczenie 100% VAT.

Przy czym to trzeba mimo wszystko robić z głową. Bo jak się okaże, że 30 osób spośród rodziny, sąsiadów i znajomych bierze na Ciebie faktury za swoje prywatne tankowania i nagle samochód mający przebieg 8k rocznie (teraz wszystko jest wpisywane do systemu podczas corocznych przeglądów) przepalił półtora miliona litrów, w efekcie czego w Focusie 1.6 wyszło spalanie na poziomie 840L/100 to jednak mogą się doczepić ;)

marlukk napisał(a):

Ale tu nie ma czego udowadniać jeśli to użytek mieszany. Właśnie po to zostało to wprowadzone żeby nie wydzielać ile poszło paliwa na prywatę a ile służbowo tylko jest to oszacowane 50/50. Dlatego możesz kupować tysiące litrów paliwa.

Użytek mieszany oznacza, że nie musisz prowadzić kilometrówki. Ale jak kupisz np. 20 tys litrów paliwa w ciągu miesiąca oficjalnie mając jedną osobówkę w firmie, to nikt ze skarbówki nie będzie miał wątpliwości, że robisz wałki, bo jeden samochód nie jest w stanie tyle spalić.

Ok, dzięki wszystkim za odpowiedzi.

Mam jeszcze dwa pytania:

1. Jak US lub inny urząd/osoba może sprawdzić czy np. telefonu używam faktycznie tylko do celów służbowych?
2. Czy aby odliczać paliwo wystarczy być właścicielem/wspołwłaścicielem samochodu czy powinienem jeszcze gdzieś to zgłosić?
3. Czy na koniec roku będąc na b2b dostaje się z zusu potwierdzenie tego, że przez rok opłacałem składki? W przypadku umowy o pracę dostaję się dokument IMIR od pracodawcy. Jak to wygląda na b2b?

odnośnie 3 - najprościej jest załozyć ZUS PUE - https://www.zus.pl/pue , tam masz wszystko co trzeba - można składać deklaracje online, wysyłać pisma w różnych sprawach, masz wgląd w historię swojego ubezpieczenia itp. Pytanie jest inne - skoro Ty masz działalność, to po co CI takie potwierdzenie? O ile w przypadku zatrudniania pracowników takie coś ma sens, bo można sprawdzić, czy pracodawca nie oszukuje i np. "zapomniał" Cię zgłosić do ubezpieczenia, albo podał inną kwotę, niż zarabiasz, ale żeby samego siebie kontrolować? Zresztą, jakby się okazało, że sam się nie zgłosiłeś przy swojej działalności, to napiszesz na szefa skargę do ZUS i podasz go do sądu? ;)

2 - samochód musi być jakoś wykazany w firmie. Najczęściej się go "wciąga" na środki trwałe i to wszystko. Plusem jest to, że nie tylko odliczysz wszystkie bieżące koszty (paliwo, naprawy, ubezpieczenia itp.) ale jeszcze samochód sobie amortyzujesz, czyli umniejszasz podatek dochodowy, który masz do zapłaty.

1 - sprawdzać raczej nikt nie będzie, zwłaszcza że teraz takie telefony to wydatek rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Jakbyś miał jednoosobową dzałalność, ale w jej ramach miał 10 telefonów (mama, siostra, sąsiad, kuzyn, żona, kochanka, syn kochanki itp.) to by bylo podejrzane, ale też do wybronienia z racji charakteru pracy programisty. Możesz powiedzieć, że te telefony wykorzystujesz do testowania napisanych przez siebie aplikacji. Oczywiście - to będzie indywidualna ocena w konkretnej sprawie, ale są bardzo duże szanse, że się wybronisz. Co innego, jakbyś prowadził sklep czy serwis rowerowy - wtedy raczej 10 telefonów nie obronisz. Ale z drugiej strony - taki serwis rowerowy może sobie kupić kilka(naście) rowerów i nikt nie zakwestionuje takiego wydatku, ale jakby Ciebie skontrolowali i znaleźli w kosztach rower, to miałbyś niezły problem, żeby z tego wybrnąć (ja bym szedł w kierunku że do dojazdów do klienta - jak mogę to jadę rowerem zamiast samochodem). Jeden byś być może obronił, ale kilku to raczej nie ma szans.

I najważniejsze - raczej nikt nie kontroluje takich drobnych robaczków, które sobie siedzą na B2B i mają kilka(naście) tysięcy miesięcznego obrotu. Płać podatki w terminie, nie zalegaj z ZUS, nie domagaj się zwrotów nadpłaty VAT i nie rób innych podejrzanych rzeczy, a z bardzo dużym prawdopodobieństwem przez kolejne kilkanaście lat ani razu żadnej kontroli nie zobaczysz na oczy.

rysiek81 napisał(a):

2. Czy aby odliczać paliwo wystarczy być właścicielem/wspołwłaścicielem samochodu czy powinienem jeszcze gdzieś to zgłosić?

Jako właściciel masz dwie opcje, albo w środkach trwałych, albo możesz używać samochodu prywatnego, który środkiem trwałym nie jest. Zgłaszać specjalnie musisz chyba tylko jeśli masz zamiar używać samochodu w 100% do celów firmowych.
Generalnie i tak znaczna część samochodów w JDG nie jest własnością ich właścicieli.

cerrato napisał(a):

Ale z drugiej strony - taki serwis rowerowy może sobie kupić kilka(naście) rowerów i nikt nie zakwestionuje takiego wydatku, ale jakby Ciebie skontrolowali i znaleźli w kosztach rower, to miałbyś niezły problem, żeby z tego wybrnąć (ja bym szedł w kierunku że do dojazdów do klienta - jak mogę to jadę rowerem zamiast samochodem). Jeden byś być może obronił, ale kilku to raczej nie ma szans.

No już bez przesady, rower to normalny środek transportu, masa ludzi wciąga go w koszty.

co to znaczy, że dodatkowo mogę sobie amortyzować auto? Czy to nie są naprawy auta itd?

@rysiek81 - na Twój komentarz odpowiem w poście.

Ogólnie - gdy coś kupujesz "na firmę" to wrzucasz to w koszty, a podatek płacisz tylko od tego, co zarobiłeś - czyli od róznicy między przychodami (to, co skasowałeś od klientów) a kosztami (księgowość, wynajem biura, dostęp do intenetu i wszystkimi innymi poniesionymi wydatkami).

Opłaty bieżące związane z eksploatacją auta (paliwo, opony, ubezpieczenia itp.) wrzucasz po prostu w koszty i umniejszasz w danym miesiącu należny podatek. Ale samochód, który sobie wciągasz (miałeś prywatny, ale decydujesz się, że przenosisz go na działalność) jest amortyzowany - czyli nie wrzucasz jego wartości od razu w koszty, ale bierzesz jakiś okres amortyzacji (o ile pamiętam to domyślnie jest 5 lat) i w każdym miesiącu wrzucasz w koszty 1/X jego wartości

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-amortyzacja-samochodu-osobowego-metody

Dla samochodów osobowych sklasyfikowanych w Klasyfikacji Środków Trwałych pod kodem KŚT 741 standardową metodą amortyzacji jest właśnie metoda liniowa. Stawka dla samochodów osobowych to 20%. Oznacza to, że samochód amortyzowany będzie przez okres 5 lat.

Są jeszcze możliwości skrócenia tego okresu, albo nawet dokonania jednorazowej amortyzacji - chociażby https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jednorazowa-amortyzacja-czy-bezposrednie-zaliczenie-w-koszty-firmy, ale to zależy od kilku czynników (m.in. wartości pojazdu) i najlepiej to przegadać z księgową, a nie typami na forum dla programistów ;)

składki na zus chciałbym np. kontrolować po to aby wiedzieć, że w systemie ZUS faktycznie widać, że je płace.

To wszystko widzisz w PUE - złożone deklaracje, należne składki, saldo rozliczeń, historię wpłat itp. Poza tym zawsze możesz wystąpić do ZUS z wnioskiem (także do złożenia elektronicznie przez PUE) o potwierdzenie, czy w danym okresie podlegałeś ubezpieczeniom, czy nie posiadasz zaległości itp.

Co do odliczania kosztów za auto to miałem na myśli używanie go zarówno w celach prywatnych jak i słuzbowych, czyli 50 na 50. Jak rozumiem wtedy takiego auta nie muszę nigdze rejestrować?

@rysiek81: Przeczytaj proszę to, co napisałem ja oraz @somekind 2 i 3 posty wyżej: żeby samochód rozliczyć, musisz go jakoś księgowo "powiązać" z firmą. Można to zrobić na kilka sposobów - wciągnąć do działalności, zrobić umowę użyczenia, rozliczać kilometrówkę itp. Ale nigdzie tego nie zgłaszasz - w sensie, że nie musisz wypełniać żadnych deklaracji, wysyłać pism do urzędów itp, jedynie to ustalasz ze swoją księgową, a ona musi to odpowiednio rozliczyć podczas naliczania podatków.

rysiek81 napisał(a):

Co do odliczania kosztów za auto to miałem na myśli używanie go zarówno w celach prywatnych jak i słuzbowych, czyli 50 na 50. Jak rozumiem wtedy takiego auta nie muszę nigdze rejestrować?

W wydziale komunikacji musisz. :P

A pod względami księgowymi, to zależy do kogo ten samochód należy.
Jeśli to Twój prywatny samochód, to musisz napisać oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności. Nigdzie go nie wysyłasz, ale na jego podstawie tworzysz wpisujesz sobie samochód do środków trwałych (co wymaga kolejnych dokumentów). Samochód jako środek trwały możesz amortyzować zasadniczo w kwocie 20% rocznie, no chyba, że przez poprzedniego właściciela był używany przez co najmniej pół roku, to wtedy 40%, a jeśli warty mniej niż 10 tys, to nawet jednorazowo.
Jeśli samochód jest w leasingu operacyjnym, to nie wprowadzasz do żadnych środków trwałych, tylko wpisujesz ratę leasingu tak jak paliwo czy ubezpieczenie w koszty uzyskania przychodu.