Co do umowy - są pewne miejsca/sytuacje, gdzie konieczna jest forma pisemna (albo np. wyższy level - z poświadczeniem podpisu, albo w ogóle zawarta u notariusza), natomiast w przypadku zleceń o których piszesz (jakaś przeróbka strony czy inne drobne usługi) nie jest to konieczne. Tak naprawdę to umowa ustna także jest wiążąca, ale problem pojawi się w razie sytuacji spornej. Wtedy może być ciężko udowodnić, co zostało ustalone, jakie były warunki współpracy itp. Dlatego dobrze mieć umowę zawartą oficjalnie, ale forma pisemna nie jest konieczna.
Kodeks cywilny określa formy umów, jakie mogą zostać zawarte. Od 2015 roku wprowadzono nowy typ - formę dokumentową, która weszła w życie jakoś w połowie 2016. Ta forma właśnie idealnie pasuje do umów zawieranych na odległość/w formie elektronicznej - czyli chociażby mailowo. Żeby mieć 100% pewności, że klient się nie wykręci i nie będzie potem twierdził, że to nie on pisał maila, możesz zastosować dodatkowe zabezpieczenie w postaci przelania jakiejś malutkiej kwoty z konta klienta na Twoje konto (symboliczna złotówka). W opisie przelewu klient niech wpisze coś w stylu "przelew potwierdzający zawarcie umowy z dnia XXX" - dzięki temu będziesz miał pewność, że Jan Nowak z którym mailujesz w sprawie umowy jest naprawdę osobą, za którą się podaje. W wypadku zawierania umowy ze spółką (albo innym podmiotem prawa gospodarczego) upewnij się, że osoba, która Ci to zleca jest odpowiednio umocowana - albo jest wpisana do KRS, albo dostarczy stosowne pełnomocnictwo.
Do poczytania w zakresie formy dokumentowej umowy:
https://ksiegowosc.infor.pl/obrot-gospodarczy/dzialalnosc-gospodarcza/750580,Forma-dokumentowa-czynnosci-prawnej-nowosc-w-kodeksie-cywilnym.html
https://www.lexlege.pl/kc/art-77-2/
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf - czytaj od strony 19, dział III Forma czynności prawnych, art. 73 i kilka kolejnych ;)
I ciekawy artykuł m.in. o tym, że nie zawsze umowa jest konieczna:
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-umowa-zawarta-przez-e-mail-jest-wazna
W temacie płatności/spraw księgowych - jeśli masz działalność to powinieneś wszystko przez nią przepuścić. Jeśli tego nie robisz to po pierwsze ryzykujesz w razie kontroli, a po drugie - jeśli odbiorcą jest firma, to im możesz sprawić problem, bo wydanych na Twoje usługi pieniędzy nie zaliczą w koszty. Poza tym, w razie sytuacji konfliktowej, sam na siebie kręcisz bata: klient może potem w ramach zemsty uprzejmie donieść do urzędu, że zamówił usługę, zapłacił, ale nie otrzymał faktury. Skarbówka bardzo lubi takie donosy, a na pewno na mailu klient będzie posiadał pełno dowodów na to, że prace na jego rzecz wykonywałeś.
W temacie VAT - nie jest to większy problem, ale wypada poinformować zamawiającego, że nie jesteś płatnikiem tego podatku. Po prostu ustalacie, że za wykonanie danej usługi pobierasz opłatę w wysokości X zł. Jakbyś był na VAT, to jeszcze powinniście określić, czy to kwota netto czy brutto, ale na ogół ustala się cenę netto, a VAT potem jest do tego doliczany. Ale że nie jesteś VATowcem, to dla Ciebie to w tej chwili nie ma znaczenia.
Jeszcze mogę dodać, że wiele osób zostawia sobie jakąś furtkę na wypadek braku zapłaty przez klienta. Nie do końca jest to działanie legalne, ale tak się robi ;) Zostawiasz gdzieś na serwerze jakiś plik/skrypt, który albo sam po jakimś czasie, albo po wywołaniu przez Ciebie spowoduje jakąś małą "awarię". Jeśli klient nie płaci i ewidentnie leci w kule, to nagle pojawia się usterka. Ty oczywiście ją chętnie usuniesz, ale najpierw prosisz o uregulowanie zaległości. Jest to bardzo skuteczne. Znaczy - kolega mi opowiadał ;)