Jakiś czas temu zauważyłem że przeglądając na Mac'u dokumenty PDF mamy możliwość dodać podpis. Podpis można stworzyć za pomocą podpisania się na touchpadzie albo na kartce i pokazaniu go przy przy kamerze dzięki czemu zostanie zczytany. Taki podpis zostaje zapisany i możemy go wykorzystywać w dowolnym momencie (więcej tutaj: https://support.apple.com/pl-pl/guide/preview/prvw35725/mac)
Jako że przeszedłem na B2B mam sporo dokumentów do podpisania i odesłania i tak się zacząłem zastanawiać czy taki podpis można bez problemu używać w dokumentacji oficjalnej? Np. w pracy czy do jakichś urzędów? Wydrukowałem sobie dokument podpisany w ten sposób i w sumie różnicy nie widać (poza tym że jak podpisze 10 dokumentów to każdy ma identyczny podpis :) )
Nie trzeba mieć Mac, można sobie podpis w formie graficznej wstawić chociażby do pliku Worda. Od strony formalnej mają on taką samą moc, czyli żadną :p
Jeśli chcesz coś podpisywać elektronicznie w sposób, który będzie uznany za podpis, a nie jakiś ozdobnik graficzny wklejony na dole dokumentu (żeby całość wyglądała ładniej) to masz podpis kwalifikowany albo profil zaufany.
Podbiję trochę temat - w Adobe Readerze jest opcja Fill & sign - w jakiś sposób elektronicznie to podpisuje. W sumie to różne umowy tym podpisywałem już. Czy to nie ma mocy prawnej w takim razie? @cerrato
Samo wstawienie obrazka z podpisem, chociaż czasami praktykowane (np. sam dostaję co miesiąc faktury od jednej ogólnopolskiej firmy, mającej dziesiątki tysięcy klientów, na których jest wydrukowany jakiś szlaczek - że niby podpis kogoś wystawiającego), nie ma żadnej mocy i w świetle prawa nie jest wiążące. Zresztą nawet to ma sens - bo jakbym dostał od @Pinek pismo z takim podpisem, przecież mogę sobie ten podpis wyciąć i samodzielnie podpisać coś innego jako @Pinek.
Jedyne dopuszczalne formy podpisu elektronicznego to wspomniane przeze mnie wcześniej podpis kwalifikowany (czyli spersonalizowana karta z wgranym certyfikatem) lub profil zaufany - usługa poświadczająca tożsamość, bazująca na urzędach państwowych lub wybranych dostawcach usług bankowości elektronicznej. Przy użyciu tych dwóch sposobów można potwierdzić dokument w sposób, który prawo traktuje na równi z odręcznym podpisem złożonym w formie papierowej. Wszystkie wklejania obrazków z podpisem należy jedynie odbierać jako rodzaj folkloru. Nie oznacza to oczywiście, że taki dokument dalej nie przejdzie. W firmie mamy zeskanowany pewien szablon dokumentu z pieczątką i podpisem osoby posiadającej stosowne uprawnienia i regularnie go sobie drukujemy, wypełniamy i zawozimy do urzędów w naszych sprawach - ale to nie oznacza, że to jest poprawnie. Raczej świadczy o tym, że urzędnicy mają wywalone na solidne weryfikowanie tego, co do nich trafia :D
Samej opcji fill&sign nie kojarzę, ale jeśli nie bazuje ona na jakichś certyfikatach (jak np. podpis kwalifikowany) to moim zdaniem nie jest to wiążące.
To, co napisałem powyżej nie oznacza, że zawieranie umów na odległość jest niemożliwe. Parę lat temu polskie prawo wprowadziło nową formę zawierania umowy - postać dokumentową, nazywaną także potocznie "elektroniczną". Żeby nie przepisywać tekstów, które zostały już stworzone, podrzucę parę linków ;) W każdym razie - w mojej ocenie ta postać jest najlepsza do zawierania umów na odległość. Jest to taki kompromis między względnym bezpieczeństwem a dość dużą wygodą.
http://www.codozasady.pl/forma-dokumentowa-czynnosci-prawnych/
https://www.infor.pl/prawo/umowy/postanowienia-ogolne/2702936,Dokumentowa-forma-oswiadczenia-woli.html
https://autenti.com/sprawdz-co-daje-forma-dokumentowa-i-czy-warto-zmienic-sposob-zawierania-umow/
https://autenti.com/blog-forma-dokumentowa-elektroniczna-pisemna-o-czym-nalezy-pamietac-przy/
https://pl.wikipedia.org/wiki/Forma_czynno%C5%9Bci_prawnej_(prawo_polskie) (pkt. 2.7 i 2.8)
Moim zdaniem takie podpisanie się i nagranie siebie można podrobić, bo istnieje AI które na podstawie Twojego zdjęcia (np. z fejsa) możne wstawić Twoją twarz w ciało/głowę kogoś innego na filmie i wygląda to naturalnie, a podpis sfabrykować, stąd profil zaufany epuap wydaje się najbardziej bezpieczną opcją póki co.
cerrato napisał(a):
Jedyne dopuszczalne formy podpisu elektronicznego to wspomniane przeze mnie wcześniej podpis kwalifikowany (czyli spersonalizowana karta z wgranym certyfikatem) lub profil zaufany - usługa poświadczająca tożsamość, bazująca na urzędach państwowych lub wybranych dostawcach usług bankowości elektronicznej. Przy użyciu tych dwóch sposobów można potwierdzić dokument w sposób, który prawo traktuje na równi z odręcznym podpisem złożonym w formie papierowej.
Oczywiście z tym że jeśli dostajesz jakieś dokumenty od firmy do podpisania (cokolwiek, np. zgoda na pobieranie składki za opiekę medyczną itp) w formie PDF to rzecz jasna nie będziesz tego podpisywał profilem zaufanym ani podpisem kwalifikowanym. Jeśli pracujesz w biurze to możesz wydrukować sobie taki dokument, podpisać ręcznie i zanieść do kadr. Jeśli natomiast pracujesz zdalnie i nie chcesz wszystkiego wysyłać listownie to pozostaje Ci albo wstawiać "cyfrowy" podpis o którym mowa (który w rozumieniu prawa nie jest żadnym podpisem) albo wydrukować dokument, podpisać się, zeskanować do PDF i odesłać w formie elektronicznej. I w takiej sytuacji czym różnią sie oba te podpisy: wstawiony obrazek podpisu lub podpisanie ręczne i zeskanowanie dokumentu skoro z punktu widzenia odbiorcy oba te dokumenty wygladają dokładnie tak samo?
Różnica się pojawi na etapie ewentualnego sporu sądowego.
Czymś innym jest zeskanowany dokument/obraz dokumentu, który posiadał poprawnie złożony podpis w postaci papierowej, a czymś innym dokument z dołożonym obrazkiem. Można domniemywać, że skoro coś podpisałeś odręcznie, to dokument został przez Ciebie zaakceptowany w takiej postaci, pod którą złożyłeś podpis. Z racji niemożności dostarczenia wersji papierowej (albo bazując na podanym przeze mnie wcześniej dokumentowym sposobie zawierania umów) przesłałeś skan dokumentu, ale nie podlega wątpliwości, że został on przez Ciebie podpisany, więc akceptujesz jego brzmienie.
Druga sytuacja to wstawienie obrazka z podpisem. Mógł to zrobić ktoś w Twoim imieniu. W sądzie możesz próbować się wykręcić, że to nie Ty. Sprawa oczywiście nie będzie jednoznaczna, wiele zalezy od okoliczności, ale taki dokument będzie łatwiejszy do podważenia. Poza tym zauważ, że jak dasz skan dokumentu z odręcznym podpisem, a potem ten podpis ktoś przeklei do innego dokumentu, albo coś zmieni w treści podpisanego dokumentu, podczas analizy da się stwierdzić, że dokument był edytowany/modyfikowany. Za to jak dostanę plik z Twoim podpisem w postaci graficznej (chociażby tego PDF) to mogę wyjąc z niego podpis i włożyć gdziekolwiek. Wprawdzie będzie widać, że podpis został dołożony i nie jest integralną częścią dokumentu, ale przecież to, co Ty wysłałeś także tak wyglądało - miałeś PDF'a, do którego dokleiłeś obrazek - więc czym Twój plik się różni od mojego? Oba sa tak samo wiarygodne (albo jak kto woli - niewiarygodne)
Tak czy siak - w mojej ocenie, najważniejszym czynnikiem jest to, że wszystkie oświadczenia woli, które wymagają podpisu - czy to elektronicznego, czy papierowego, wymagają świadomej akceptacji. Nie da się przypadkiem (albo bez Twojej wiedzy) złożyć podpisu pod dokumentem, którego nie chciałeś podpisać (a jeśli ktoś jpodpisuje wszystko jak leci, bez weryfikacji, to albo oznacza, że jest prezydentem Dudą, albo że jest debilem i ma duże szanse na problemy), ale za to skopiować obrazem z Twoim podpisem może ktokolwiek, kto posiada dostęp do jakiegokolwiek pliku, który wcześniej w ten sposób "podpisałeś".
To jeszcze jeden aspekt: a co jeśli "podpisuję" PDF-y "odręcznie", z wykorzystaniem piórka cyfrowego - na Surface czy innym iPadzie? Albo czasami nawet jeszcze raz generuję PDF z PDF-a z "elektronicznym" podpisem - czy to się różni od zeskanowania papierowego dokumentu?
Upraszczając - wszystko będzie działać tak samo dobrze do czasu aż któraś ze strona nie zakwestionuje tego. A wtedy sąd na podstawie choćby zeznań świadków, korespondencji czy samego faktu zaistnienia obiegu pieniężnego (wymiana faktur, uznanie faktur przez drugą stronę i przepływ pieniędzy) będzie w stanie dojść do stanu faktycznego. Dlatego zamiast załączać do umów zawieranych na odległość obrazki, emoty czy narysonego k*tasa to po prostu trzymaj korespondencję na jakimś sensownym serwerze pocztowym na koncie nad którym masz pełną kontrolę. Bo miałem do czynienia w pracy z takimi herosami JDG co przepuszczali całą korespondencję dotyczącą współpracy poprzez mejla firmowego. Good luck.
Bo jeśli ktoś myśli że z ekspertyzy grafologicznej podpisu przy obecnym rozwoju techniki da się wywieść cokolwiek to xD - prawie jak z naszą służbą zdrowia, wszystko działa ok dopóki jesteś zdrowy.
cerrato napisał(a):
Za to jak dostanę plik z Twoim podpisem w postaci graficznej (chociażby tego PDF) to mogę wyjąc z niego podpis i włożyć gdziekolwiek. Wprawdzie będzie widać, że podpis został dołożony i nie jest integralną częścią dokumentu, ale przecież to, co Ty wysłałeś także tak wyglądało - miałeś PDF'a, do którego dokleiłeś obrazek - więc czym Twój plik się różni od mojego? Oba sa tak samo wiarygodne (albo jak kto woli - niewiarygodne)
Dlatego aby rozwiązać ten problem to robiłem dokładnie tak jak kolega napisał:
Ktos napisał(a):
Albo czasami nawet jeszcze raz generuję PDF z PDF-a z "elektronicznym" podpisem - czy to się różni od zeskanowania papierowego dokumentu?
Tak czy inaczej i tak dzięki za naświetlenie tematu. O ile faktycznie jakieś średnio ważne dokumenty można w ten sposób podpisywać o tyle w przypadku ważniejszej korespondencji nie ma co iść na łatwiznę. Aktualnie jestem na etapie zakładania działalności i muszę podpisywać się pod wieloma dokumentami związanymi z przekazywanie środków trwałych, białych list itp i myślę że w takim przypadku faktycznie lepiej wydrukować, podpisać i wysłać zeskanowany dokument do księgowości a w swoich dokumentach trzymać oryginał gdyby któregoś pięknego dnia smutni panowie z US postanowili przyjść na kawę.